Aus der Praxis - Erfolgreicher Einsatz von InControl

Unser leistungsstarkes BPM-System InControl kommt weltweit in ganz unterschiedlichen Zielmärkten zur Anwendung und wird bereits seit über zwei Jahrzehnten erfolgreich in Unternehmen aus verschiedenen Branchen eingesetzt, um mit individuell programmierten Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen für Optimierung des Prozessmanagements zu sorgen.

Die Dynamik unserer erfolgreichen Geschäftsentwicklung basiert auf unserer schnellen Lieferfähigkeit zu konkurrenzfähigen Preisen. Denn egal wie komplex die Herausforderung dabei auch ist, wieviele Schnittstellen es benötigt, egal wieviele Standorte bedient werden sollen, wieviele Beteiligten integriert sind, wie nah das Lieferdatum rückt oder groß das Datenvolumen auch ist – dank unserer flexibilisierten Lösung können sämtliche Aufträge in kürzester Zeit effizient und dadurch kostengünstig umgesetzt werden.

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Erfolgsgeschichten unseres Produktes.

Mobile Datenerfassung Mobile Datenerfassung

Herausforderung:

  • Abwicklung von Serviceaufträgen des eigenen Produktes, das sich an kundespezifischen Bedürfnissen orientiert, und welches in den unterschiedlichsten Branchen (Banken, Flughäfen, Krankenhäuser, Rechenzentren, etc.) eingesetzt wird.
  • Lösung zur mobilen Datenerfassung und -verarbeitung von Wartungsprotokollen, Dokumentations-Fotos und Prüfberichten

Ziel:

  • Kurzfristige Lösung, hoher Zeitdruck, da Großauftrag anstand
  • Ohne Schulungsaufwand einsetzbar
  • Zentrale Datenhaltung

Zukunftssichere Lösung:

  • Webapplikation auf Basis unseres Moduls Workflow Management System von InControl
  • Webanwendung als Software as a Service mit verschlüsselter Datenübertragung
  • Migration bestehender Dateien und Datenbanken auf eine zentrale Datenbank in einem deutschen Rechenzentrum
  • Support bei der Einführung der Lösung
  • Kernfunktionen
    • Kunden-, Standort- und Inventar-Verwaltung
    • Erstellung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen
    • Konfigurierbare Prüfprotokolle
    • Ablage von Fotos und Dateien
    • Datenimport und -export in PDF und Excel
    • Mobile Datenerfassung auch ohne Zugriff aufs Internet

Flexibilität:

  • Bereits drei Wochen nach Beauftragung kann die Lösung eingeführt werden

Nutzen:

  • Weiterentwicklung und Erweiterung sind mit geringem Aufwand nun jederzeit möglich
  • Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
  • Datenarchivierung
  • Reporting
  • zukunftssichere Plattform


Gekoppelte Ticketsysteme Gekoppelte Ticketsysteme

Herausforderung:

  • Meldung und Verwaltung von Aufträgen und Störungen über das Incident Management System Jira einer MS-Lync (i.e. Skype for Business) Applikation sowie zugehöriger Server und Hardwarekomponenten
  • Betrifft 50 Standorte in drei europäischen Ländern und mehrere Datencenter

Ziel:

  • Reduktion der Anzahl der zu betreuenden Management-Systeme
  • Autarkes Berichtswesen zur Dokumentation ohne Nutzung von Jira
  • Einbindung von Lieferanten die die Hardware betreuen und auf Störungen des Dienstes reagieren

Zukunftssichere Lösung:

  • Realisation eines Incident Management Systems auf Basis von InControl innerhalb weniger Tage, das spezifisch auf die Bedürfnisse dieses Projektes zugeschnitten ist
  • Bedingt durch die eingeschränkten Möglichkeiten von Jira und um eine schnelle Kommunikation zu gewährleisten, findet der Datenaustausch per E-Mail statt
  • Der E-Mail-Inhalt ist so strukturiert, dass er vollautomatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann
  • Eine Erkennung von ggf. verloren gegangenen E-Mails ist berücksichtigt
  • Da das System im Internet verfügbar ist, können Lieferanten standortübergreifend die Tickets bearbeiten; ein entsprechender Workflow wurde hinterlegt
  • Ein projektspezifisches Berichtswesen rundet die Lösung ab, Schnittstellen zu weiteren Kundensystemen – wie z.B. Monitoringsysteme - sind eine Selbstverständlichkeit

Flexibilität:

  • Erweiterungen sind dank der flexiblen Lösung leicht zu realisieren. So können jederzeit modular Schnittstellen zu den Auftragssystemen der Lieferanten realisiert werden

Nutzen:

  • Hohe Flexibilität bei der Kopplung von Ticketsystemen
  • Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
  • Datenarchivierung
  • Integration in Monitoring-System
  • Reporting
  • zukunftssichere Plattform

Austausch von Mobiltelefonen Austausch von Mobiltelefonen

Herausforderung:

  • Austausch von mehreren 1.000 Mobiltelefonen international tätiger Mitarbeiter
  • Über das Helpdesk des Unternehmens soll eine Terminvereinbarung zum Austausch vereinbart werden
  • Gleichzeitig soll über das Helpdesk eine Personalisierung des neuen Mobilgerätes möglich sein

Ziel:

  • Effiziente Terminierung zum Austausch der Mobiltelefone
  • Vermeidung von Überbelastung des Serviceteams
  • Ganzheitlicher, automatisierter Prozessablauf
  • Bereitstellung von Infomaterial für die Mitarbeiter zur Konfiguration des Mobiltelefons
  • kurzfristige Lösung erforderlich

Zukunftssichere Lösung:

  • Mit InControl wird ein Webportal bereitgestellt, das über einen personalisierten Link erreichbar ist
  • Dieser Link wird in einer persönlichen Einladungsmail an den Mitarbeiter gesendet, der sich dann die freien Termine ansehen und passend buchen kann
    • Nach erfolgter Buchung erhält der Mitarbeiter eine Buchungsbestätigung inkl. Outlook-Termin, vor dem Termin nochmal eine Erinnerungsmail
    • Bis die Buchung endgültig vorgenommen ist, sendet InControl automatisiert periodisch Erinnerungsmails
    • Über das selektive Senden von E-Mails kann die Terminvergabe effektiv gesteuert werden
  • Am Tag des Termins veranlasst InControl eine entsprechende Serverkonfiguration, stellt dem Serviceteam entsprechende Listen bereit, generiert zum Ausdruck personalisierte Übergabeprotokolle

Flexibilität:

  • Erweiterung um Verwaltung und Inventarisierung der SIM-Karten
  • Erweiterung um im Servicefall Mobilgeräte auszutauschen

Nutzen:

  • Bereitstellung einer effizienten Terminierung aller Mitarbeiter nach zehn Arbeitstagen
  • Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
  • Datenarchivierung
  • Integration in Monitoring-System
  • Reporting
  • Inventarisierung
  • zukunftssichere Plattform

Konfiguration von LAN-Switchen Konfiguration von LAN-Switchen

Herausforderung:

  • Überwachung, Betreuung und Konfigurationsänderungen von ca. 1.000 LAN-Switche
  • Änderungswünsche werden über ein proprietäres Excel-Sheet bereitgestellt und sollen nach einer Vorlaufzeit von 2 Stunden durchgeführt werden

Ziel:

  • Durch Automatisierung Optimierung des personal- und kostenintensiven Prozesses

Zukunftssichere Lösung:

  • Excel-Sheet wird an eine von InControl überwachte dedizierte E-Mail-Adresse gesendet
  • InControl prüft, ob die E-Mail aus einer autorisierten Quelle stammt, analysiert den Auftrag im Excel-Sheet und erfasst den Auftrag
  • Periodisch werden für alle Aufträge Konfigurationsdaten erzeugt, die per Konfigurationsdatei an die Switche übertragen werden
  • InControl ist über mehrere Firewalls mit dem Netzwerk des Kunden verbunden
  • Die Konfigurationsdaten werden in die Cisco-Switche importiert und die entsprechende Konfiguration eingestellt
  • Nach erfolgter Änderung wird der Kunde per E-Mail informiert
  • Die Änderungen werden auch gleich in das Inventar übernommen, das als Basis für die Rechnungsstellung dient
  • Zusätzlich wird nachts die Konfiguration aller Switche durch InControl ausgelesen und mit dem Inventar abgeglichen

Flexibilität:

  • Automatisierung setzt Personalressourcen frei, die anderweitig eingesetzt werden können

Nutzen:

  • Ertragssteigerung dieses Projektes
  • Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
  • Datenarchivierung
  • Bewahrung der System-Konsistenz
  • Reporting
  • Inventarisierung inkl. Rechnungsstellung
  • zukunftssichere Plattform

Integrierte IPT-Lösung: Beauftragung von Lieferanten Integrierte IPT-Lösung: Beauftragung von Lieferanten

Herausforderung:

  • In einem proprietären Intranet-Portal kann Computerzubehör, wie Headsets, Webcams etc. bestellt werden
  • Bearbeitung großer Bestellmengen mit minimalem Mitarbeitereinsatz und Zeitaufwand inkl. begleitendem Workflow

Zukunftssichere Lösung:

  • InControl erfasst in Echtzeit die über den HP Service Manager übermittelte Bestellung und startet den Workflow
    • Dokumentation der Bestellung inkl. Zeiten
    • Erzeugen und Senden einer strukturierten E-Mail an den Lieferanten, die dieser in seinem SAP-System erfassen kann
    • Kontrolle der vom Lieferantensystem automatisiert erstellten Rückmelde-E-Mail und Erfassung der entsprechenden Auftragsnummern. Wird eine Auftragsbestätigung nicht erkannt wird ein Mitarbeiter des Kunden informiert
    • Erfassen der Versandbestätigung des Lieferanten inkl. Tracking-Nummer
    • Senden einer E-Mail an den Mitarbeiter des Endkunden als Versandbestätigung inkl. der Tracking Nummer, damit dieser die Lieferung seiner Bestellung nachverfolgen kann
    • Rückmeldung über den Webservice an das Endkundensystem über den abgeschlossenen Auftrag
    • Inventarisierung des Gerätes
    • Veranlassen der Rechnungstellung

Flexibilität:

  • Anwendung ist beliebig skalierbar, sodass weitere Lieferanten integriert und eine beliebige Anzahl von Auftragssystemen bedient werden können

Nutzen:

  • Ganzheitliche Optimierung des Bestell-Ablaufes inkl. bedarfsgerechter Kommunikation
  • Effiziente Nutzung von Personal, Zeit und Kapital
  • Datenarchivierung
  • Bewahrung der System-Konsistenz
  • Reporting inkl. SLA-Ermittlung (Leistungsermittlung)
  • Inventarisierung inkl. Rechnungsstellung
  • zukunftssichere Plattform

Integrierte IPT-Lösung: Konfiguration Cisco Call Manager Integrierte IPT-Lösung: Konfiguration Cisco Call Manager

Herausforderung:

  • In einem proprietären Intranet-Portal können Telefone, Accounts oder Zusatzfeatures zu Accounts bestellt, geändert oder gekündigt werden

Ziel:

  • Effiziente Abwicklung eines monatlich sehr großen Auftragsvolumens

Zukunftssichere Lösung:

  • InControl erhält über den HP Servicemanager und einer Web-Schnittstelle den erfassten Auftrag, führt eine Plausibilitätsprüfungen inkl. Zurückweisung bei Fehlermeldung durch
  • Nach Validierung wird der Auftrag durchgeführt
    • Lieferung oder Abholung der Hardware
    • Telefon-Konfiguration erfolgt über eine Webschnittstelle vollautomatisch im Cisco Call-Manager
    • Änderungen im Anrufbeantworter-System erfolgen über eine Web-Schnittstelle
  • Fertiggestelle Aufträge werden über den gleichen Kommunikationsweg (HP Servicemanager oder E-Mail) kommuniziert

Flexibilität:

  • Basissystem ist jederzeit um Elemente im Workflow erweiterbar
  • Bei einer Vertragserweiterung des Dienstes können neue Telefonfeatures schnell und unkompliziert hinzugefügt werden

Nutzen:

  • Effiziente Abwicklung eines großen Auftragsvolumens
  • Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
  • Datenarchivierung
  • Bewahrung der System-Konsistenz durch automatische Plausibilitätsprüfung
  • Reporting
  • zukunftssichere Plattform

Datenschutzeinwilligung

Diese Website benutzt essentielle Cookies, um die Bedienung der Webseite so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten. Aber auch um personalisierte Inhalte zu zeigen, Funktionen anzubieten und Statistiken zu erheben. Ein Klick auf „Zustimmen“ erlaubt uns, diese Datenverarbeitung sowie die Weitergabe an Drittanbieter gemäß unserer Datenschutzerklärung. Cookies lassen sich jederzeit ablehnen oder in den Einstellungen anpassen.

Datenschutzeinstellungen

Für ein optimales Website-Erlebnis nutzen wir Cookies und ähnliche Technologien, um personalisierte Inhalte zu zeigen, Funktionen anzubieten und Statistiken zu erheben. Ein Klick auf „Zustimmen“ erlaubt uns, diese Datenverarbeitung sowie die Weitergabe an Drittanbieter gemäß unserer Datenschutzerklärung. Cookies lassen sich jederzeit ablehnen oder in den Einstellungen anpassen.

Essenzielle Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Website erforderlich.

Externe Medien

Inhalte von Social-Media-Plattformen und von Videoplattformen werden standardmäßig nicht blockiert.

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland wird verwendet, um YouTube-Inhalte anzuzeigen. Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de.